Todos os dias você trabalha com o objetivo de automatizar operações e agilizar os processos internos. No entanto, a correria do dia a dia leva ao esquecimento de algumas atividades básicas que fazem toda a diferença na sua empresa. É o caso da rotina de backup.

O propósito principal dessa ação é deixar de confiar totalmente no computador e entender que as máquinas podem ter algum problema e, consequentemente, acarretar a perda de dados e informações relevantes. Com a chamada cópia de segurança, você garante que os seus arquivos se manterão intactos e atualizados, o que trará mais eficiência às tarefas realizadas.

Mas em que consiste a rotina de backup? Qual é a sua importância? E quais são as melhores práticas? Essas são algumas das perguntas que serão respondidas a partir de agora. Gostou? Então, acompanhe!

Como funciona a rotina de backup?

Um dos principais ativos de uma empresa são os seus dados e informações. Sem eles, a organização pode perder oportunidades e até ter prejuízos financeiros. Em outras palavras, é como um carro, ou seja, é ótimo enquanto funciona, mas traz uma bela dor de cabeça no dia em que sofre uma pane.

O problema é que dificilmente você conseguirá prever quando uma perda acontecerá. Isso pode acontecer por diferentes fatores, como: imprevistos naturais, obsolescência da máquina, problemas em uma peça específica e por aí vai. De modo geral, os problemas ocorrem por ações sem intenção alguma e falhas nos sistemas ou no HD.

É nesse contexto que surge o backup. A ideia, como a tradução evidência, é fazer uma cópia de segurança dos seus arquivos para evitar perdas. Assim, mesmo que o equipamento apresente problemas, você tem uma versão atualizada das informações e, por isso, recupera todos os dados rapidamente.

Há duas maneiras de fazer o backup:

• manual: pouco indicada, mas ainda é usada por pequenas empresas, que transferem os arquivos para um HD sem utilização. Essa alternativa não soluciona o problema definitivamente, pois ainda há vulnerabilidade a falhas de equipamentos e humanas;
• automática: altamente recomendada, porque profissionaliza o processo. Há um investimento financeiro, mas a redução de riscos na replicação de informações é menor e compensa o valor desembolsado. Os arquivos são enviados para um ambiente externo, que pode ser um data center ou a nuvem.

Qual é a importância dessa prática?

Essa pergunta pode ser respondida por meio de um exemplo. Imagine que todos os dados relativos à sua empresa foram perdidos. Você deixou de ter acesso às informações dos clientes, perdeu os relatórios elaborados pela sua equipe e por outros setores e desconhece a situação das finanças do negócio.

Já pensou o caos que isso causaria? É por isso que a rotina do backup deve ser implementada. Por meio dela, você cuida dos dados empresariais, que têm importância patrimonial. Além disso, podemos citar quatro motivos que justificam a adoção dessa metodologia, como você pode ver a seguir.

Proteção contra a perda de dados

Esse é o principal aspecto e, por isso, é o foco deste artigo. No entanto, essa questão está relacionada a outros benefícios. Por exemplo: você sabia que com o backup é possível acessar todas as modificações realizadas nos arquivos após a última cópia de segurança ser feita?

A vantagem é poder restaurar os dados apagados e evitar alterações não autorizadas. Mais que isso, você mantém sua empresa protegida de problemas ocasionados por falhas em:

• equipamentos;
• transporte de computadores;
• funcionamento do disco rígido;
• movimentação de CPUs — situação que pode causar colisões e gerar a quebra do hardware.

Além disso, está protegido contra incêndios, roubos e quaisquer outros eventos naturais, como enchentes.

Facilidade na operação empresarial

A perda de alguns dados pode fazer as equipes interromperem seu trabalho por horas ou até dias. Em casos mais extremos, a falta de informações é capaz de ocasionar a falência da organização. Com o backup, esses receios são reduzidos, porque há uma proteção maior.

Ausência de consequências negativas devido a erros humanos

Os próprios colaboradores podem causar erros que coloquem em risco o funcionamento de toda a empresa. Por uma simples distração, um arquivo relevante pode ser modificado ou apagado e se tornar irrecuperável. O backup prepara o empreendimento para essas situações, o que traz mais confiabilidade para todo o processo.

Defesa contra ataques virtuais

As empresas comumente são virtualmente atacadas por hackers, situação que ocorre geralmente pela contaminação do computador por um malware. Para você ter uma ideia, o Brasil é o 3º país no ranking dos ataques cibernéticos em dispositivos conectados à internet. Apesar de os antivírus já fazerem sua parte nesse caso, o backup também é fundamental.

Essa recomendação é necessária porque nenhum antivírus é 100% confiável. Sua eficiência depende de modo direto da atualização de sua base de dados. Os programas corporativos fazem esse processo com mais frequência — por isso, apresentam um nível maior de proteção. Ainda assim, o vírus pode ser recente e ainda não constar na base de dados do software, situação que leva à contaminação da sua máquina.

Como definir uma rotina de backup?

A rotina de realizar cópias de segurança depende de fazer um diagnóstico da situação da empresa. Antes disso, você precisa saber que nem todos são iguais. Eles são separados em quatro grupos: completo, incremental, incremental contínuo e diferencial. Definir a melhor opção depende de vários aspectos, como quantidade de informações e necessidade de armazenamento.

Para saber qual é a melhor alternativa, veja o que caracteriza cada uma delas. O backup completo faz a cópia de todos os arquivos de um servidor ou ambiente. Eles são transferidos para a nuvem ou outro local. Por isso, requer mais espaço de armazenamento. É a melhor opção para quem deseja uma reprodução fiel das informações.

O backup incremental é mais direcionado, porque realiza uma cópia apenas dos dados modificados. Sua execução ocorre em períodos constantes e é feita a partir da última versão incremental completa. Por isso, há menos dados armazenados. Esse motivo também faz sua prática ser mais rápida e o período de restauração é ágil. No entanto, é um modelo complementar — ou seja, não pode ser colocado em prática de maneira isolada.

Ainda existe o backup incremental contínuo, uma modalidade parecida com a anterior, mas não exige a verificação dos bancos de dados a serem recuperados. Ao mesmo tempo, é similar ao completo, porém mais ágil e com uso transparente, além de requerer menor espaço de armazenamento.

Por sua vez, o backup diferencial é parecido com o incremental. O trabalho é feito por apenas um período, porque o armazenamento é feito a partir dos dados alterados da última cópia de segurança completa. Assim, se a cópia de segurança completa for feita em uma data e a incremental em outra, as informações copiadas são aquelas referentes à primeira. É mais fácil de recuperar e há mais segurança. Por isso, é melhor para projetos de longo prazo.

Os diferentes tipos de backup podem ser combinados em um mesmo processo. Para definir a melhor alternativa, o ideal é fazer um diagnóstico para criar a sua rotina. Como colocar em prática? Veja o que avaliar!

Quantidade de dados

A empresa gera dados todos os dias e as informações farão parte da cópia de segurança. Por isso, é importante avaliar o volume a ser considerado para fazer as divisões e criar mais de uma rotina, quando necessário.

Sensibilidade dos dados

Os dados sensíveis — que são mais críticos para a empresa — precisam de um número maior de backups, especialmente porque são alterados várias vezes ao dia. Por exemplo, a base geral da empresa requer uma cópia ao final do expediente todos os dias. No caso das informações mais importantes, vale a pena fazer esse processo duas ou três vezes ao dia. Se sua empresa for menor, a periodicidade também pode ser mais baixa.

A partir desse diagnóstico, você consegue definir onde salvar os backups. A nuvem costuma ser o local preferido, mas é necessário avaliar os dados copiados. Em alguns casos, eles são muito grandes e dificultam a transferência. Por isso, vale a pena conversar com o fornecedor.

O ideal é ter mais de uma cópia de cada base para evitar perdas, interrupções e outros eventos que inviabilizam o uso. Portanto, utilize a nuvem, um servidor local e ainda um HD externo ou uma máquina fora do ambiente corporativo. Perceba que, nesse caso, até a recuperação dos dados é facilitada.

Quais são as melhores práticas?

A rotina do backup requer alguns cuidados para ser realmente positiva. Nesse cenário, as ações mais recomendadas são as que listamos em seguida. Confira!

Defina a periodicidade com base no volume de dados

A realização da cópia de segurança pode ocorrer de forma diária, semanal ou mensal. Inexiste um período adequado para fazer esse processo. No entanto, é importante verificar que o backup tem duas finalidades: permitir o acesso a um arquivo inacessível ou danificado e checar uma informação ausente na versão atual.

Por isso, o volume de dados gerado é essencial para determinar com que frequência esse procedimento deve ser executado. Um estabelecimento pequeno, por exemplo, pode realizá-lo diariamente para garantir que todos os pedidos e clientes serão adicionados.

Porém, uma empresa com estrutura mais complexa, deve fazer os backups em períodos diferentes. Por exemplo: uma cópia diária para os arquivos que sofrem modificações regularmente e uma semanal para bancos de dados que são alterados com menor frequência.

Garanta um processo seguro

O backup realizado manualmente, como já dito, é pouco indicado, até mesmo para microempresas. A justificativa é a possibilidade maior de perdas e o esquecimento, já que é preciso manter a disciplina.

De toda forma, tenha em mente que é preciso ter um controle constante. O ideal é escolher soluções que emitem relatórios periódicos sobre a situação dos arquivos. Também é interessante pegar um arquivo aleatório e tentar recuperá-lo para ver quanto tempo leva.

Opte pelo backup em nuvem

Essa é uma maneira automatizada de fazer a cópia de segurança e que apresenta custo baixo. Outros benefícios são:

• ampla escalabilidade: permite aumentar a quantidade de dados armazenados conforme cresce o volume gerado pela empresa;
• armazenamento criptografado: impede o acesso de pessoas não autorizadas e eleva a segurança da operação;
• facilidade no processo: conectando-se à internet é possível acessar o arquivo de qualquer dispositivo, sempre que você precisar.

Cuide das configurações

O backup precisa ser automatizado para evitar a perda de tempo e de dinheiro. Configurações rotineiras simplificam o procedimento a ser executado e asseguram que sua equipe possa focar nas atividades estratégicas.

Quais são os erros mais comuns nessa abordagem?

O backup é utilizado em muitas empresas, mas nem todas elas utilizam o máximo potencial dessa abordagem. Isso acontece devido aos erros comuns que surgem nesse processo. Quer saber quais são eles? Acompanhe!

Manter o backup no mesmo equipamento que as informações originais

A empresa só terá uma cópia de segurança se os dados ficarem armazenados em outro local, como a nuvem, outro servidor ou um HD ou equipamento externo. Quando as informações são mantidas em um só local, a perda ocorre da mesma forma. Ou seja, você perderá tudo de uma só vez.

Ignorar a validação da integridade do backup

Essa rotina abrange diferentes processos. Por isso, mais que a colocar em prática, é necessário ter certeza de que os dados estarão acessíveis. Essa medida é relevante porque, se o arquivo for compactado, pode ser corrompido.

Deixar a periodicidade de lado

O backup só fará sentido quando for executado de maneira recorrente, ainda mais quando as informações são atualizadas de modo constante. Portanto, estabeleça a frequência a partir das dicas apresentadas.

Deixar o controle sobre os arquivos de backup

A execução da cópia de segurança requer controle sobre onde os arquivos estão armazenados. Assim, em caso de necessidade de recuperação, você consegue restaurá-los com agilidade.

Como evitar as falhas?

Ainda que a rotina de cópia de segurança seja executada das maneiras indicadas neste artigo, é preciso trabalhar para evitar as falhas. Nesse contexto, o ideal é realizar as seguintes práticas.

Faça um planejamento

Apesar de o backup ser uma prática aparentemente simples, é necessário fazer um planejamento acertado. Trabalhe de forma anual e defina as etapas a serem seguidas. Essa é a melhor maneira de se organizar e garantir que tudo saia conforme o combinado.

Analise os dados

Mesmo que você já conheça os dados gerados pela sua empresa, vale a pena fazer uma análise objetiva para saber quais são sensíveis e aqueles que não precisam ser copiados com tanta frequência. Assim, você evita perdas e interrupções desnecessárias.

Alinhe as expectativas com a empresa prestadora do serviço

Provavelmente, você vai contratar uma empresa especializada, certo? O backup corporativo requer mais cuidado. Por isso, vale a pena analisar o suporte dessa empresa e alinhar as expectativas e as obrigações. O objetivo é determinar um SLA adequado a ambos os lados e ter uma comunicação aproximada, que traga sucesso para as ações.

Assim, a rotina de backup é indispensável para as empresas. Ela pode ser realizada de diferentes maneiras, mas neste post apresentamos as práticas mais indicadas para você manter a segurança dos dados ao mesmo tempo que mantém os custos sob controle.

Se você gostou de saber mais sobre a realização de cópias de segurança, aproveite e compartilhe este post!