Não há empresa bem sucedida que não adote medidas para melhorar continuamente a produtividade de seus colaboradores. Em um cenário atual de isolamento social, onde as equipes de trabalho estão todas trabalhando remotamente e precisam estar cada vez mais alinhadas, ter ferramentas de colaboração que permitam ações eficientes é fundamental.
Para ser produtivo, uma equipe precisa ter metas claras e entender bem suas funções. Além disso, uma comunicação sistêmica é peça chave para que a empresa funcione como uma boa engrenagem.
Hoje em dia, existem diversas ferramentas de produtividade que podem se tornar grandes aliadas dos times. Ao longo deste artigo, vamos listar e explicar como funcionam 5 delas. Confira!
- G Suite
O G Suite, já muito conhecido do público, nada mais é do que um pacote de aplicativos de comunicação e colaboração, mantido pelo Google e direcionado ao uso de empresas. A alta capacidade de armazenamento é um dos seus principais diferenciais, isto acontece graças a tecnologia de computação em nuvem.
Os aplicativos disponíveis no pacote, combinados com o armazenamento em nuvem, facilitam a conexão e comunicação entre diferentes representantes da empresa. É possível, de forma simples, reunir toda a equipe em uma videoconferência de alta qualidade.
Outra vantagem, é a possibilidade de colaboração remota. Isto é, você pode permitir o acesso de diferentes pessoas para editar o mesmo documento simultaneamente. As alterações feitas em cada arquivo são salvas automaticamente, dispensando a necessidade de muitas trocas de mensagens.
Os documentos são armazenados em um local centralizado e seguro, que pode ser compartilhado com quem o gestor bem entender. Seu acesso pode ser feito de qualquer lugar. O administrador responsável pode controlar as permissões de forma simples, a partir de um console centralizado.
- Slack
O Slack, criado em 2014, é uma plataforma de comunicação interna, onde é possível se comunicar via chat e realizar chamadas em vídeo, com várias possibilidades de customização e utilização para o compartilhamento de arquivos.
Com a ferramenta, é possível também organizar os times em grupos, criando canais de conversas abertos ou fechados. A partir de um canal criado, você pode construir tópicos de comunicação para o desenvolvimento de um projeto ou atividade, compartilhando arquivos nos mais variados formatos que facilitam o entendimento, tudo com muita facilidade e no mesmo ambiente de trabalho.
A premissa do Slack é trabalhar e desenvolver as atividades com muito mais agilidade e eficiência, possibilitando o envolvimento das pessoas certas em determinadas atividades e evitando trocas de e-mails muito longas.
- Trello
O Trello é uma das ferramentas de produtividade mais utilizadas por empresas. Sua interface amigável e intuitiva permite a criação de pequenos quadros, dividindo e atribuindo tarefas em cada um deles. Esse formato remete ao uso de post-its, e costuma contar com a aprovação de todos os envolvidos.
Por contar com uma versão bem trabalhada para dispositivos móveis, o Trello permite que seu uso seja realizado de basicamente qualquer lugar com acesso à internet, o que é um fator crucial para manter a produtividade a um nível alto.
Para facilitar a organização e, consequentemente, a produtividade, a ferramenta permite a divisão de tarefas em grupos: a fazer, em andamento e concluídas. Em cada grupo você adiciona os colaboradores que você deseja que façam parte de cada projeto.
Em cada um desses grupos (ou cards) você pode adicionar checklists, prazos, comentários e muito mais. Tudo funciona de forma que todos os envolvidos estejam sempre na mesma página, evitando confusões com prazos e permitindo acompanhar cada processo, etapa por etapa.
- Runrun.it
O Runrun.it é um software focado na gestão de projetos, tarefas e fluxo de trabalho. Ao utilizar a ferramenta, você tem acesso fácil a relatórios e insights valiosos, além de reunir informações sobre prazos e custos de cada projeto e acompanhar o desempenho de cada integrante.
Com uma funcionalidade chamada Smart Time Tracking, o Runrun.it facilita o monitoramento e gestão de produtividade de pessoas. Basta acessar uma tarefa e ativar a aplicação para que o sistema comece a contar automaticamente as horas trabalhadas, de forma totalmente personalizável.
A personalização do Smart Time Tracking permite, por exemplo, definir horários de almoço e descanso, que não serão contabilizadas. Trata-se de uma maneira fácil de obter dados sobre o andamento de projetos e a rentabilidade dos clientes.
Saber exatamente o custo de produção de cada tarefa é essencial para precificar seus serviços de forma estratégica. Os relatórios disponibilizados pelo Runrun.it são poderosos. Eles esclarecem quais clientes exigem mais tempo, qual equipe trabalha de forma mais eficiente e, qual time está disponível para assumir novas demandas.
- Rescue Time
Mencionamos no início do texto que uma equipe produtiva é aquela que sabe exatamente quais são as metas de seu trabalho. Pois o Rescue Time é uma ferramenta perfeita para otimizar a criação e controle dessas metas, diminuindo o tempo perdido com atividades ineficientes.
Se você identifica que a produtividade de sua equipe está sendo afetada, por exemplo, pelo tempo excessivo gasto checando e escrevendo e-mails, pode criar metas com o tempo máximo a ser gasto nessa atividade por dia.
Para melhorar o controle, é possível programar um alarme a ser disparado quando o tempo delimitado for excedido. O Rescue Time conta ainda com relatórios detalhados mostrando quais aplicativos e websites foram maiores responsáveis por afetar sua produtividade diária.
Adotar o uso de ferramentas de produtividade pode trazer grandes benefícios no que diz respeito a gestão de sua equipe. Metas organizadas e a produção supervisionada são fatores importantes, mas a facilidade de comunicação entre gestores e colaboradores também é crucial.
Ambientes focados em promover a produtividade dos colaboradores motivam as equipes de um negócio a realizar o trabalho da melhor maneira. Com isso, sua operação será mais eficiente e suas vendas, consequentemente, verão um aumento significativo.
E aí, acredita que as ferramentas de produtividade apresentadas podem ajudar a aumentar o rendimento de sua equipe? Compartilhe com a gente!
